1. Inschrijven

Inschrijven op cursussen kan online door het inschrijvingsformulier dat bij een activiteit hoort in te vullen en te verzenden. De communicatie gebeurt met diegene die inschrijft (in geval van minderjarige deelnemers is dat een meerderjarige verantwoordelijke) via het e-mailadres dat opgegeven wordt in het inschrijvingsformulier. Telefonisch inschrijven kan ook, via het telefoonummer van Het Poorthuis (0492 87 44 42).

 
Het minimum en maximum aantal plaatsen is afhankelijk van de aard van de activiteit, van het aantal begeleiders en van de locatie. Volzet is volzet.

2. Betaling

De gereserveerde activiteiten moeten binnen de week na inschrijving betaald worden. Dat kan via bankoverschrijving, of contant (eveneens binnen de week na inschrijving, aan het onthaal van Het Poorthuis, op zaterdagvoormiddag tussen 9u en 12u). Je krijgt een bevestiging wanneer je betaling is geregistreerd op onze bankrekening.

Een inschrijving die niet tijdig betaald wordt, wordt automatisch geschrapt. Op die manier komt er plaats vrij voor andere geïnteresseerden.

Heel wat ziekenfondsen voorzien in een tegemoetkoming voor psychologische hulp. Formulieren kan je daarvoor aanvragen bij je ziekenfonds of bij ons. Samen met jou bekijken we hoeveel sessies je kan ingeven voor welke activiteit.

Sommige activiteiten kan je via je werkgever ook laten terugbetalen als navorming of bijscholing. Vraag dit na bij je werkgever.

3. Annulatie of wijziging

Wanneer je niet kan deelnemen aan een activiteit waarvoor je bent ingeschreven, laat je dat ons zo spoedig mogelijk weten. Zo kunnen we mensen op de wachtlijst de kans geven om deel te nemen.

Opgelet, de volgende regels zijn van toepassing bij een annulatie:

• annulatie méér dan een week vóór de start van de activiteit: terugbetaling van het volledige inschrijvingsgeld minus € 2,50 administratiekosten.
• annulatie minder dan 1 week voór de start van de activiteit: geen terugbetaling mogelijk tenzij overmacht wegens ziekte - gelieve ons dan een kopie van doktersbriefje te bezorgen.
• eenmaal de cursus gestart is is geen terugbetaling meer mogelijk, tenzij er fouten van onze kant gebeurd zijn.

Wanneer er voor een programma onvoldoende inschrijvingen binnenkomen of wanneer de begeleider ziek valt zien wij ons genoodzaakt de cursus af te gelasten. Wij verwittigen dan de ingeschreven deelnemers zo snel mogelijk; bij annulatie omwille van onvoldoende inschrijvingen gebeurt dit enkele dagen vóór de geplande startdatum. Uiteraard betalen we het inschrijvingsgeld integraal terug.

Wanneer in een programma wijzigingen worden aangebracht nadat je ingeschreven bent (bv. tijdstip of begeleider,…) dan verwittigen we je zo snel mogelijk per mail en/of telefonisch en krijg je de mogelijkheid om je inschrijving kosteloos te annuleren als dat nodig zou zijn.

4. Ongeval en verzekering

Voor alle activiteiten van Het Poorthuis zijn de deelnemers verzekerd tegen ongevallen via een algemene verzekeringspolis bij KBC. Dit geldt enkel voor ongevallen tijdens de duur van de activiteit. Koorleden en vrijwilligers zijn eveneens verzekerd voor lichamelijke ongevallen en dit tijdens en op de weg van en naar de activiteit.

Bij dringende kwetsuren gaan de begeleiders - eventueel na telefonische consultatie van de ouders - rechtstreeks met de gekwetste naar de dokter of het ziekenhuis. Indien nodig wordt een ziekenwagen ingeschakeld. Als er kosten zijn, dan moet je die eerst zelf betalen.

5. Briefwisseling, facturen, terugbetalingen, enz.

Diegene die de inschrijving heeft ingevuld, is ook diegene die alle mails, briefwisseling, bevestigingen, evt. facturen en terugbetalingen ontvangt.

6. Afspraken voor de goede gang van zaken

Praktisch

• Respecteer de uren van de activiteiten, het is heel vervelend als je te laat komt.
• Mag je kind na de activiteit alleen naar huis, geef dan vooraf toestemming aan de begeleider(s).
• Als je kind een hele dag activiteit heeft, geef dan een lunchpakket, genoeg drinken en een gezond tussendoortje mee.

Omgang met elkaar

• We respecteren iedereen.
• Informatie die binnen de groepen gedeeld wordt, blijft binnen de groep. Het is belangrijk om in een sfeer van vertrouwen dingen te kunnen delen.
• Seksuele omgang met deelnemers aan een activiteit is niet toegestaan voor de duur van een activiteitenreeks.
• Elke vorm van fysieke agressie t.a.v. begeleiders of deelnemers leidt automatisch tot stopzetting van deelname aan deze activiteit of activiteitenreeks.
• Op de domeinen van Het Poorthuis wordt niet gerookt en worden geen alcohol of drugs gebruikt.

Copyright © 2024 All Rights Reserved